宴会・貸切・団体予約の契約：幹事との約束、人数確定、前受金の書き方

結論：宴会・貸切は「誰が契約の相手か」「人数を何日前に確定するか」「前受金を何として預かるか」を先に決める

宴会、貸切、団体予約の書類で揉める場面は、料理の内容よりも、人数と代金とお金の預かり方に集中します。幹事が人数を減らした、当日に半数しか来なかった、貸切にしたのに他の席の客が入った、飲み放題の時間をめぐって言い分が食い違った、前日に入金した内金が戻ってこない。どれも、予約を受けた時点で「誰と」「何を」「いつまでに」「いくらで」約束したのかが書面で残っていれば、揉める前に答えが出る問題です。

個人のお客様の席予約と比べて、団体予約が難しいのは、契約の相手が一人ではないからです。予約の連絡をくれた幹事、代金を支払う会社、実際に飲食する参加者の三者が別々のことが多く、請求書の宛名、人数の変更の連絡先、当日の追加注文の支払、アレルギーの申告の窓口が、すべて曖昧になりがちです。さらに、相手が会社なのか個人なのかで、キャンセル料の有効性を判断する法律の枠組みが変わります。

キャンセル料の計算そのものの考え方（平均的な損害の見立て、期日の区切り方）は、キャンセル料の決め方のページで扱っています。このページでは、団体予約に固有の論点、すなわち契約の相手の特定、人数確定、貸切の範囲、前受金、当日の事故に絞って説明します。ネット予約サイトを経由した申込みや事前決済の表示はネット予約・事前決済のページに譲ります。

個人の幹事と会社の宴会では、適用される法律の枠が違う

宴会のキャンセル料をめぐる最初の分かれ道は、予約の相手が「消費者」か「事業者」かです。消費者契約法2条は、消費者を「個人（事業として又は事業のために契約の当事者となる場合におけるものを除く。）」と定義しています。事業者は、法人その他の団体と、事業として又は事業のために契約の当事者となる個人です。同じ幹事でも、友人どうしの会食を取りまとめる個人なら消費者、会社の歓送迎会を会社の費用で予約する担当者なら、会社が契約の相手であり、事業者どうしの取引になります。

消費者との契約であれば、キャンセル料の条項は消費者契約法9条1項1号の対象です。同号は、解除に伴う損害賠償の額の予定や違約金のうち、事業者に生ずべき平均的な損害の額を超える部分を無効とします。9条2項は、消費者から説明を求められたときに、算定根拠の概要を説明するよう努める義務を事業者に課しています。さらに、消費者の利益を一方的に害する条項は10条で無効になり得ます。一方、事業者どうしの取引にはこれらの規定は適用されません。それでも、民法420条は損害賠償の額を契約で予定できると定めるにとどまり、予定額が際限なく有効になるわけではありません。過大に過ぎる定めは、公序良俗（民法90条）に反して無効とされる余地があります。事業者間なら高いキャンセル料でも自由、とは言い切れないことに注意が必要です。

実務で厄介なのは、どちらか判断しにくい場面です。個人の名前で予約が入ったが、実は会社の経費で払う、あるいはその逆に、会社名義で予約して請求先は個人、といった形です。消費者か事業者かは、名義だけでなく、契約の実態から判断されます。判断しにくい場合は、安全側に倒して、消費者契約法の枠で説明できる水準のキャンセル規定にしておくのが無難です。そうしておけば、相手が消費者と認められても、事業者と認められても、規定の有効性を説明できます。

もう一つの落とし穴は、契約の相手の特定です。幹事が「会として予約する」と言って予約し、当日の参加者が少なかったとき、不足分の代金を請求できる相手は誰か。参加者全員が契約の当事者というわけではなく、集金を引き受けた幹事が、通常は店との契約の当事者として代金を支払う立場になります。予約の際に、請求書の宛名、支払責任者の氏名または会社名、連絡先を確認し、確認メールに残します。

人数確定の期限と、最終請求人数の書き方

団体予約のキャンセル料は、全員が来なくなる場合よりも、人数が減る場合に争われることが多くなります。「十名で予約したが七名しか来なかった」という場面です。この三名分の代金を請求できるのか、できるとしてどこまでか。これを決めるのが人数確定の規定です。

考え方の軸は、店側が仕入れと仕込みを止められる最後の時点です。生鮮の食材を前々日に発注するなら、その時点より前の人数の増減は店の損害に直結しにくく、それより後の減少は損害が大きくなります。そこで、人数確定日を一つ置き、確定日までは人数の増減を受け付け、確定日より後の減少は、確定した人数を基礎に請求する、という組み立てが一般的です。確定日の後に増える方向の変更は、店が受けられるかどうかを事前に示します。

確定日の後に人数が減ったとき、減った分の料理が用意済みであれば、その料理を別のお客様に提供する、翌日の仕込みに回す、持ち帰り用に詰める、といった形で損害を減らせる場合があります。民法は、客の側の事情で店が食事を提供できなくなった場合の代金について、債権者（ここではお客様）の責めに帰すべき事由による履行不能では、反対給付（代金）の履行を拒めないとしつつ、債務者が自己の債務を免れたことで得た利益は償還すべきだと定めています（536条2項）。難しい言い方ですが、要するに「来なかった分の代金は請求の基礎になるが、そのために使わずに済んだ費用は差し引く」という考え方です。この考え方に沿って、請求額の見立てを整えておくと、規定の説明がしやすくなります。

人数の増減に伴って、アレルギーや食事制限への対応も変わります。確定日までに、参加者のアレルギー、宗教上の制限、苦手な食材を幹事に取りまとめてもらい、申告のなかった事項は店が責任を負えない範囲があることを示します。ただし、その免責の書き方には限界があります。アレルギーの申告の受け方と、免責が効かない場面は、アレルギー・食中毒・異物混入のページで整理しています。

貸切の範囲：時間・席・設備・飲み放題・持込を具体的に書く

「貸切」は、お客様と店で思い描く内容がずれやすい言葉です。店の全席を借り切る貸切、一部の区画だけの貸切、時間帯を区切った貸切では、他の客が入るかどうか、入口の看板、BGM、音響機器、貸切料の有無が違います。貸切のお客様は「自分たちだけの空間」を想像し、店は「予約席を確保した」くらいのつもりでいる、という食い違いが典型です。

貸切の書類で書き落とされやすいのは、設備と備品の扱いです。マイク、プロジェクター、音響設備、ケーキや花の持込、装飾の貼り付け、風船や紙吹雪の使用、ライブ配信や撮影の可否。どれも事前に決めておかないと、当日に断るか受けるかで揉めます。持込と撮影の一般的な書き方は店内利用ルールのページで扱っています。貸切では、貸切のお客様に固有の取決めとして、持込の範囲を予約時に確認し、書面に残します。

飲み放題は、団体予約でもっとも条件の食い違いが出やすい商品です。次の点を、予約時の説明と確認書面で揃えます。

飲み放題や食べ放題の条件の表示は、景品表示法の枠でも問題になります。景品表示法5条は、事業者が自己の供給する商品・役務の取引について、品質などの内容を実際より著しく優良であると示したり、価格その他の取引条件を実際より著しく有利であると誤認される形で示したりする表示を禁止しています。「飲み放題」とうたいながら、実際には対象の飲み物が限られる、時間が短い、追加料金がかかる、といった条件が目立たない形で示されると、問題になり得ます。メニューやチラシの表示の言い方は、メニュー・価格の表示のページで整理しています。貸切では、チラシの文言と確認書面の文言を一致させておくことが、まず必要です。

貸切の変更の扱いも定めておきます。貸切の途中で、お客様の都合で人数が大幅に増えた、席のレイアウトの変更を求められた、という場面です。席の変更が可能な範囲、追加料金の有無、変更の申入れができる期限を決めておきます。逆に、店側の都合で貸切を変更せざるを得ない場合（設備の故障、臨時休業、法令に基づく営業の停止など）の扱いも、前受金の返還とあわせて決めておきます。

前受金・内金：何として預かるかを書く

団体予約では、予約の確定とあわせて、前受金（内金）を受け取ることが多くなります。このお金が何を意味するのかが書かれていないと、キャンセルのときの返金をめぐって言い分が分かれます。お客様は「予約の保証金で、キャンセルしても戻る」と考え、店は「違約金として没収する」と考える、という食い違いです。

民法557条の手付の規定は、売買の規定です。食事と場所の提供を一体にした団体予約が、売買、請負、あるいはそれらの混合した契約のどれと見るかについては、一義的な答えがありません。したがって、前受金を「手付」と呼ぶだけで、いつでも放棄して解除できる、という関係が当然に生じるわけではなく、書面の趣旨の書き方が重要です。民法641条（請負契約で、仕事が完成しない間、注文者がいつでも損害を賠償して契約を解除できる）の考え方も、団体予約のキャンセルを考えるときに参照されることがありますが、同様に、契約の性質の評価を前提とするため、規定の書き方で趣旨を明確にしておくのが実際的です。

前受金の取扱いで、もう一つ気をつけたいのは、金額が大きくなる場合の資金の管理です。貸切や大人数の宴会で、前受金が相当の額になるとき、それを日々の運転資金に使ってしまい、キャンセル時に返金できない、という事態は避けなければなりません。前受金の受領記録、領収書の発行、返金に備えた資金の確保を、運用として決めておきます。食事券やギフトのような、あらかじめ代金を受け取って後でサービスを提供する仕組みの法律上の規制は、食事券・ポイントのページで整理しています。特定の日の食事の予約に結びついた前受金と、金券のように使える券を発行する仕組みとでは、性質が異なります。ただし、券や電子的な残高を発行して後日の利用を認める形にすると話が変わるため、書き方に注意します。

当日の事故・近隣への配慮・出張提供、起きがちなこと

宴会の当日に起きる事故は、団体予約に固有のものが多くあります。酔った参加者が転倒してけがをした、グラスや皿を割った、他の席の客と口論になった、忘れ物が多数出た、近隣から騒音の苦情が来た。これらの責任を誰がどこまで負うのかを、予約時の規定として示しておきます。

店の施設で発生した事故の責任は、民法の一般の枠組みで整理されます。契約に基づく安全配慮の義務の違反があれば、債務不履行による損害賠償（民法415条）が問題になり、不法行為（民法709条）の責任が問われる場合もあります。店が「当店は一切の責任を負いません」と書いても、消費者との取引では責任の全部を免除する条項は無効です（消費者契約法8条。詳しくはアレルギー・食中毒・異物混入のページ）。事故が参加者の過失で起きた場合は、債務不履行なら民法418条、不法行為なら同法722条2項の過失相殺の考え方により、店と参加者の過失の割合で負担が分かれることもあります。規約では、免責の範囲を限定し、お客様の故意・過失による損害は賠償していただく旨も、あわせて書くのが一般的です。

ケータリングや出張提供を伴う宴会（お客様の指定する会場へ料理を届ける、あるいは会場で盛り付けて提供する）は、店内の宴会とは確認事項が増えます。調理を行う施設の営業許可（食品衛生法55条1項。飲食店営業は同法施行令35条1号）と、持ち出した後の食品の取扱い（運搬の温度管理、提供までの時間、再加熱の有無）を契約書面で整理します。出張先で調理や盛り付けをする場合の許可の取扱いは自治体により運用が分かれるため、管轄の保健所の案内を確認したうえで、書面の前提を決めます。食品の安全の基本は、食品衛生法6条が、腐敗・変敗したものや病原微生物に汚染されたおそれがあるものなどの販売や調理を禁じていることにあります。提供後の時間経過による傷みの責任は、テイクアウト・デリバリーのページの考え方と共通する部分があります。

宴会・貸切の書類は、お客様向けの利用規約の一部としてまとめる方法と、団体予約専用の申込書兼確認書として別立てにする方法があります。個人のお客様の席予約と共通の規約に、団体予約の特則（人数確定、前受金、貸切）の節を加える形が実務ではよく見られます。トラブルになったときの順序はトラブルとよくある質問のページに、全体の書類の地図は全体像のページにまとめています。

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の取引への当てはめは、営業の形態や契約の内容によって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、契約書作成の実務でよく見られる書き方を整理した例で、特定の事業者や案件を示すものではありません。条文は e-Gov法令検索（法令API）で確認しています。参考: e-Gov法令検索 / 消費者庁 / 厚生労働省 / 個人情報保護委員会